Beschreibung

Änderungen Personenstand im Melderegister
hier: Anerkennung ausländischer Urkunden

Im Allgemeinen zählen folgende Anliegen zu den Änderungen im Personenstand (Eintragung von:)

• Geburt
• Heirat
• Scheidung
• Tod

Personenstandsfälle in Deutschland,
die bei einem deutschen Standesamt beurkundet wurden, werden der Meldebehörde in der Regel unmittelbar durch das (auch ggf. auswärtige) Standesamt mitgeteilt. Eine Vorlage von Urkunden ist daher nur auf besondere Anforderung notwendig. Wenn Sie sich unsicher sind, fragen Sie am besten per E-Mail an einwohneramt@herne.de nach.

Beurkundung im Ausland
Zur Erfassung von Personenstandsfällen, die ausschließlich im Ausland beurkundet wurden, muss die ausländischen Originalurkunde sowie ggf. eine deutsche Übersetzung und ein Echtheitsnachweis beim Einwohner- und Bürgeramt vorgelegt werden. Mehrsprachige Urkunden (zwingend Deutsch), üblicherweise im EU-Format, werden auch ohne Übersetzung anerkannt. Dies trifft nicht auf ausländische Familienbücher zu!

Übersetzung
Bei ausländischen Urkunden muss grundsätzlich neben der Originalurkunde eine deutschsprachige Übersetzung der Urkunde vorgelegt werden. Es werden ausschließlich Übersetzungen akzeptiert, die von in Deutschland ansässigen gerichtlich anerkannten Übersetzer*innen angefertigt oder bestätigt wurden. Eine Liste mit gerichtlich anerkannten Übersetzer*innen kann unter www.gerichts-dolmetscher.de eingesehen werden. Für den Inhalt des Links wird weder eine Garantie noch eine Haftung übernommen.

Die Vorlage der Übersetzung entfällt, wenn die vorgelegte ausländische Urkunde

• bereits auf Deutsch ausgestellt ist (gilt auch für mehrsprachige Urkunden) oder
• der Urkunde ein von der ausstellenden Behörde ausgestelltes Formular als Übersetzungshilfe nach EU-Richtlinien beiliegt.

Echtheitsnachweis (Urkunden aus EU-Staaten / EWR)
Urkunden, die von Mitgliedsstaaten des europäischen Wirtschaftsraumes oder später der europäischen Union ausgestellt wurden, benötigen in der Regel keinen besonderen Echtheitsnachweis

Echtheitsnachweis für Urkunden aus NICHT-EU-STAATEN
Urkunden, die von NICHT-EU-STAATEN ausgestellt wurden, werden nur unter bestimmten Voraussetzungen anerkannt:

1. Legalisation
Urkunden aus NICHT-EU-Ländern werden grundsätzlich nur anerkannt, wenn sie von der für den Ausstellungsort zuständigen deutschen Auslandsvertretung legalisiert wurden, es sei denn, sie sind aufgrund eines Abkommens von der Legalisation befreit oder die deutsche Auslandsvertretung hat das Legalisationsverfahren eingestellt. Eine Legalisation wird unter anderem für Urkunden aus folgenden Ländern verlangt:

• Ägypten
• China
• Kanada
• Libanon
• Marokko
• Syrien (über deutsche Botschaft in Beirut, Libanon)
• Vietnam

Informationen zum Legalisationsverfahren finden sie auf der jeweiligen Internetseite der zuständigen deutschen Botschaft bzw. des zuständigen deutschen Konsulates.

2. Urkunden, die nach dem Muster des Übereinkommens der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC) ausgestellt wurden, sind von der Legalisation befreit und benötigen keinen weiteren Echtheitsnachweis. Vertragsstaaten des CIEC-Übereinkommens sind zusätzlich zu den EU-Ländern:

• Türkei
• Moldau (Moldawien)
• Montenegro
• Nordmazedonien
• Serbien
• Bosnien-Herzegowina
• Kap Verde
• Schweiz

3. Apostille
Urkunden, die mit einer sogenannten "Haager Apostille" nach dem entsprechenden Übereinkommen versehen sind, benötigen keine Legalisation, es sei denn, Deutschland hat einen Einspruch gegen den Betritt des Ausstellungslandes zum "Haager Übereinkommen" eingelegt. Das Haager Übereinkommen gilt in Deutschland derzeit unter anderem zu folgenden Staaten:

• Brasilien
• Grossbritannien
• Japan
• Mexico
• Russland
• Südkorea (Republik Korea)
• Ukraine
• USA

Es wird darauf hingewiesen, dass die Urkunden ausschließlich von einer Behörde des Ausstellungsstaates mit einer Apostille versehen werden können und die Apostille ebenso wie die eigentliche Urkunde in Übersetzung (s. oben) vorgelegt werden muss.
Für die Beschaffung der Apostille ist jeder Bürger selbst verantwortlich.

4. Globalüberprüfung
Da die deutschen Botschaften festgestellt haben, dass in einigen Ländern die Voraussetzungen für eine Legalisation nicht gegeben sind, wurde das Legalisationsverfahren in diesen Ländern eingestellt. Für Urkunden aus diesen Ländern muss vor der Eintragung des Personenstandsfalles in das Melderegister eine sogenannte Globalüberprüfung durchgeführt werden. Dieses Verfahren ist derzeit unter anderem für Urkunden aus folgenden Staaten erforderlich:

• Ghana
• Bangladesh
• Indien
• Kamerun
• Kongo
• Nigeria
• Pakistan

Zur Einleitung der Überprüfung müssen die betreffenden Urkunden sowie ggf. weitere Unterlagen bei der Meldebehörde vorgelegt werden. Die Unterlagen werden dann im Original an die zuständige deutsche Auslandsvertretung übersandt, die eine Einzelfallprüfung der Urkunde vornimmt und eine Stellungnahme zur Echtheit abgibt.

Die Gebühren für die Überprüfung sind von der betroffenen Person zu tragen und vor Einleitung der Überprüfung an die Meldebehörde zu überweisen. Die erforderlichen Unterlagen und die Höhe der Gebühren hängen vom Ausstellungsort der Urkunde ab und können auf dem jeweiligen Merkblatt der zuständigen deutschen Auslandsvertretung nachgelesen werden. Eine Übersicht über die Merkblätter finden Sie auf der Webseite des Auswärtigen Amtes:
https://www.auswaertiges-amt.de/de/service/konsularinfo/internationaler-urkundenverkehr?openAccordionId=item-2086468-1-panel

Disclaimer:
Die o.g. Inforationen sind ohne Gewähr und beziehen sich auf den Kenntnisstand der Stadt Herne zum Zeitpunkt der Eintragung dieser Hinweise. Weitergehende Informationen zur Anerkennung ausländischer Urkunden finden Sie ebenfalls über die vorweg angegebenen Link zum Auswärtigen Amt. Diese Auflistung ist nicht abschließend, da bei jedem Menschen die Verhältnisse anders sind. Sie müssen daher damit rechnen, dass eine Eintragung nicht im ersten Termin / zur ersten Vorsprache möglich ist, sondern Sie ggf. noch Unterlagen in einer weiteren Vorsprache nachreichen müssen.